WAT IS DE PERFECTE VERGADERZAAL? HIER ZIJN ENKELE IDEEËN EN TIPS

Zizmagazine

De perfecte vergaderruimte is een ruimte die past bij wat u wilt bereiken door de vergadering die u leidt.

Waarvoor dient de vergadering? Een brainstormsessie, eenvoudige vergadering, training, inspirerende personeelsbijeenkomst, een leuk dagje uit, een prijsuitreiking, een serieuze vergadering om de strategie te bespreken of iets anders wat u maar kunt bedenken.

Als u eenmaal weet wat u wilt doen in de vergadering, dan kunt u vanuit uw vergaderruimte beslissen wat u nodig heeft en kunt u de perfecte vergaderruimte vinden.

Wat heeft u nodig?

De grootte van de ruimte

Heeft u een scherm en projector, flipchart, Plasma TV, PA-systeem of microfoons nodig. Wilt u microfoons, wilt u een zwerfmicrofoon, statische microfoon of een koptelefoon microfoon?

Planning van de vergadering, wanneer heeft u de vergaderzaal nodig van tot aan de dag?

Wat is de planning van de verschillende onderdelen van de vergadering, het uitwerken hiervan zal u helpen om te werken wanneer u de pauzes wilt hebben.

Verfrissingen?

Thee en koffie, koekjes, gebak, cake, snoep, gezonde snacks?

Wanneer wilt u uw verfrissingen? Op de kamer voor een koffiepauze of lunchpauze, of buiten de kamer, zodat uw deelnemers de benen kunnen strekken?

Ontbijt voor de vergadering? Dan wilt u ontbijtbroodjes, een continentale optie, een uitgebreid ontbijt of een mix van alles.

Als u een lunch wilt. Wat voor soort lunch wilt u?

Een lunch.

Broodjes met luxe beleg. Specialiteitsbroodjes met ambachtelijke broodjes, een paar hapjes of buffet.

Wat voor soort lunch wilt u? warm of koud? Een saai buffet met saucijzenbroodjes, varkensvleespasteien etc. of een bruisend kleurrijk buffet met bijvoorbeeld:

Bietenwortel & feta salade. Cajun-kipspiesjes. Antipasti Vleesplateau. Kaasschotel. Ambachtelijk Brood met Olijfolie & Balsamico Dip. Zalm en Noodle Salade. Boerenkool, Peer, Walnoot en Gorgonzola Salade. Pittige aardappelen met amandelen. Specialiteit Brood, Boter & Olie. Mini Dessert Selectie. Verse Fruitschotel.

Wilt u aan het einde van de vergadering een kleine borrel met hapjes toevoegen, een beetje socialiseren na het hoofdevenement is een leuke manier om relaties op te bouwen en mensen kunnen hun discussies voortzetten voordat ze zich naar huis haasten.

Er zijn nog veel meer dingen te overwegen, maar het bovenstaande is een begin.

Dus nu weet je wat je nodig hebt. Denk nu eens na over wat je wilt?

Wat je nodig hebt en wat je wilt kunnen 2 verschillende dingen zijn, dus denk er serieus over na. De dingen die je nodig hebt moeten in de voorhoede van je geest staan en dan moet wat je wilt het secundaire proces zijn. Een combinatie van de 2 dingen zal je helpen om de perfecte vergaderruimte te vinden.

Ik ken mijn idee van de perfecte vergaderzaal en het ziet er zoiets als dit uit:

Wat ik nodig heb in de perfecte vergaderzaal:

Ruimte met veel natuurlijk daglicht

Een kamer die de juiste grootte heeft voor mijn vergadering, dit is een voor de hand liggende.

De kamer moet verduisteringsgordijnen hebben

Een ruimte die flexibel is, dus als er op het laatste moment een verandering plaatsvindt dan kan de zaal mij tegemoet komen.

Geen obstructies in de zaal is zuilen

Wat ik wil in de perfecte vergaderzaal:

Gladde muren, geen fancy wall papier of veel schilderijen aan de muren

Gewone tapijten, geen van die vreselijke hoteltapijten, ik weet niet waarom ze die tapijten met een volledig patroon erin blijven leggen!

Geen zware gordijnen in de kamer, want ze geven een kamer een donker gevoel en lijken geuren in de stof vast te houden.

Een gewone kamer waar ik kan doen wat ik wil.

Een kamer die gemakkelijk te vinden is, maar al te vaak heb ik door veel gangen moeten lopen om de kamer te vinden, omdat er veel locaties zijn die oorspronkelijk niet zijn ingericht als locatie voor conferenties.

Vriendelijk, efficiënt en flexibel personeel op de locatie.

Een zaal die sociaal verantwoord is, nog beter een sociale onderneming, want ik weet dat ik met het geld dat ik uitgeef de gemeenschap op een of andere manier zal ondersteunen.

Ik wil een onafhankelijke locatie gebruiken, ze doen meer hun best om ervoor te zorgen dat alles goed voor je is, het is persoonlijker en ik voel me belangrijker en beter verzorgd. Ik hou er niet van om de ‘Big Boy’s’ te gebruiken voor bijvoorbeeld de hotels of locaties, alsof de gedachte is dat je overal dezelfde standaard krijgt, dit is niet waar, want vanuit mijn ervaring geven ze er niet zoveel om als de onafhankelijke eigendommen, als klant ben je gewoon een ander nummer en geld op de bank voor de aandeelhouders. Onafhankelijk onroerend goed is zeker de weg vooruit!

Een heerlijke lunch. het is grappig, want mensen herinneren zich altijd de lunch van een vergadering! Ik denk dat als je buiten het kantoor bent en je krijgt een gratis lunch in het midden van een training of teamvergadering etc. het belangrijk is dat de lunch heerlijk is. Het kan een vergadering maken of breken!

Een vergaderlocatie die goed bereikbaar is, bijvoorbeeld; parkeren is een must en het liefst gratis parkeren voor de deelnemers, vervoersverbindingen zoals bushaltes in de buurt, omdat veel mensen tegenwoordig heel verantwoord zoeken en gebruik willen maken van het openbaar vervoer.

View more posts from this author